旅行の楽しさも、かかる金額も幹事の力量によって大きく変わります。参加者みんなが楽しめる旅行を考え、思い出に残る企画となるよう頑張りましょう！そんな旅行に出来ればきっと幹事への評価もあがりますね。 計画を立てる前に、まずは幹事のフローを把握してお得で満足度の高い旅をつくりあげましょう！
幹事の基本＆流れ
まず決めること
☆協力者をつくる！
①旅の目的・場所
②参加人数
③日時
観光地のチケット・ホテル・会場の予約
参加者の希望を考慮し予約しましょう。一定人数以上の利用は予約が必要であったり、団体割引が適応される場合もあります。
案内メールの作成
日時や大まかなルートが決まったら案内状を送ります。
移動手段の確保
団体旅行なら、貸切バスでの移動が断然お得です！
▼バスコンシェルジュの流れ
無料見積り → 2営業日以内に返信 → ご予約・入金 → ご出発
詳しくはこちら▸
挨拶・司会の依頼
開会挨拶や閉会の挨拶が必要であれば、前もって各人に依頼しましょう。
日程表作成・配布・参加者と打ち合わせ
参加者が決まったら日程表作成して配布し、打ち合わせをしましょう。
事前準備・最終確認
協力者達と旅の最終確認をしましょう。
出発~帰着
旅行中は幹事さんが最も気を使う期間ですが、ご自身も楽しみましょうね。
安く貸切バスを借りるためのポイント
貸切バスの料金は基本的に、バスの大きさ、距離・時間によって決まります。
まずは乗車人数にあう大きさのバスを選ぶことで、料金をおさえられます。下の表を参考に、適したバスをお選びください。
サイズ別比較表
| バスの種類 | 大型バス | 中型バス | 小型バス | マイクロバス |
| 乗車人数目安 | ～60名 | ～28名 | ～25名 | ～28名 |
| 距離別金額例： 東京⇔御殿場（約102km） | 118,800円 | 97,200円 | 86,400円 | 86,400円 |
| テレビ | ○ | ○ | ○ | × |
| ビデオ | ○ | ○ | ○ | × |
| 冷蔵庫 | ○ | ○ | ○ | ○ |
| カラオケ | ○ | ○ | ○ | × |
| 湯沸かしポット | ○ | ○ | ○ | × |
| リクライニング | ○ | ○ | ○ | △ |
| トランクルーム | ○ | ○ | ○ | × |
＊バス会社によって装備は異なります。必要な装備がありましたらお見積の際にお問い合わせ下さい。
次に距離・時間についてのルールも把握しましょう。 平成24年4月に発生した関越道高速ツアーバス事故の影響を受け、距離と時間で料金が算出されるようになりました。そのため、安く借りるためにはバスの距離と時間を削る必要があります。
同じ距離であれば、片道利用・往復利用に大きな差が生まれなくなっていますので、目的地でも同じバスで観光し、引き続き往路もご利用になった方がお得になるケースが増えると思われます。
＊1日500km以上の場合は、運転手2人になるため料金が変わります。
料金の算出方法をしっかり把握して、バスをよりお得に利用しましょう！
お得な予約には「早め」がポイント！
バスコンシェルジュの貸切バスは早めに予約する方が確実に得です。
希望の貸切バスを希望の値段で手配しやすい
みんなが旅行する時期など予約が多くなる時期は、予約が難しくなり値段も上がります。 飛行機の予約と同じです。
早めの予約だと安いチケットが取れるのに、旅行間際になると人気の便の席は埋まってしまい高い金額になる場合がありますよね。 バスの場合も同じように、出かける人の多い時期は空車が少なくなります。
値段の安いバスから予約が埋まってしまうため、同じ大きさで同じ設備のバスであっても値段が高くなるのです。
例：2万円値上がりした事例 〈得したAさん&損したBさん〉
*出発時期・エリア・バスの種類が同条件
Aさん
見積：6月上旬
予約：6月上旬
金額：￥169,000
Bさん
見積：6月上旬
予約：7月末
金額：￥189,000
早めの予約で、Aさんは2万円もおトク！
幹事のためのメールフォーマット例
旅を成功させるために欠かせないのが、メンバーへのメール送付です！旅の目的や行程が決まったらメンバーにメールしましょう。ここでは会社等のフォーマルなスタイルの基本フォーマットをご紹介します。
【案内のメール】
件名：○○旅行のお知らせ
毎年恒例の○○旅行の日程が下記のように決定しましたので、お知らせいたします。
今回は、要望の多かった○○へ行くこととなりました。
メンバー間の交友を深めるためにも多数のご参加をお待ちしております。
記
1.日時 ○月○日（月）～○月○日（金）
2.行先 ○○○
3.宿泊先 ○○ホテル （TEL：○○―○○○―○○○○）
以上
参加については、○月○日までに○○へご連絡をお願いたします。
【返事をくれない人へのメール】
期日までに出欠の返事をくれない場合は案外あるものです。予約が出来なかったとなっては全体に迷惑をかけます。そんな人へは催促メールを送り、可能であれば口頭でも確認しましょう。
メールならば、
お忙しいところ申し訳ありません。
先日ご案内した○○旅行の出欠をお知らせいただきたく、再度ご連絡しております。
～旅行詳細～
恐れいりますが、明日（○月○日）までに出欠をお知らせください。
などと送るといいでしょう。
【旅行後に送るメール】
また旅行から帰ってきたらお礼メールを送りましょう。「今回は旅行に参加いただきありがとうございました。次は○月に○○を企画中です。」などと、お礼と一緒に次回の企画があれば予告案内も送ります。必要であれば、旅行の収支についても報告します。
次回の旅行のためにアンケートをとってもいいかもしれませんね！
